TEORI DAN MODEL KOMUNIKASI ORGANISASI

TEORI DAN MODEL KOMUNIKASI ORGANISASI

Pendekatan Struktrur dan Fungsi

Pendekatan Human Relation

Pendekatan Budaya

DEVENISI

Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi (Wiryanto, 2005). Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi. Isinya berupa cara kerja di dalam organisasi, produktivitas, dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi. Misalnya: memo, kebijakan, pernyataan, jumpa pers, dan surat-surat resmi. Adapun komunikasi informal adalah komunikasi yang disetujui secara sosial. Orientasinya bukan pada organisasi, tetapi lebih kepada anggotanya secara individual.

Organisasi dan komunikasi

Istilah organisasi berasal dari bahasa Latin organizare, yang secara harafiah berarti paduan dari bagian-bagian yang satu sama lainnya saling bergantung. Di antara para ahli ada yang menyebut paduan itu sistem, ada juga yang menamakannya sarana.

Everet M.Rogers dalam bukunya Communication in Organization, mendefinisikan organisasi sebagai suatu sistem yang mapan dari mereka yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama, melalui jenjang kepangkatan, dan pembagian tugas.

Robert Bonnington dalam buku Modern Business: A Systems Approach, mendefinisikan organisasi sebagai sarana dimana manajemen mengoordinasikan sumber bahan dan sumber daya manusia melalui pola struktur formal dari tugas-tugas dan wewenang.

Korelasi antara ilmu komunikasi dengan organisasi terletak pada peninjauannya yang terfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi itu. Ilmu komunikasi mempertanyakan bentuk komunikasi apa yang berlangsung dalam organisasi, metode dan teknik apa yang dipergunakan, media apa yang dipakai, bagaimana prosesnya, faktor-faktor apa yang menjadi penghambat, dan sebagainya. Jawaban-jawaban bagi pertanyaan-pertanyaan tersebut adalah untuk bahan telaah untuk selanjutnya menyajikan suatu konsepsi komunikasi bagi suatu organisasi tertentu berdasarkan jenis organisasi, sifat organisasi, dan lingkup organisasi dengan memperhitungkan situasi tertentu pada saat komunikasi dilancarkan.

Griffin (2003) dalam A First Look at Communication Theory, membahas komunikasi organisasi mengikuti teori management klasik, yang menempatkan suatu bayaran pada daya produksi, presisi, dan efisiensi. Adapun prinsip-prinsip dari teori management klasikal adalah sebagai berikut:

      Kesatuan komando- suatu karyawan hanya menerima pesan dari satu atasan

      Rantai skalar- garis otoritas dari atasan ke bawahan, yang bergerak dari atas sampai ke bawah untuk organisasi; rantai ini, yang diakibatkan oleh prinsip kesatuan komando, harus digunakan sebagai suatu saluran untuk pengambilan keputusan dan komunikasi.

      Divisi pekerjaan- manegement perlu arahan untuk mencapai suatu derajat tingkat spesialisasi yang dirancang untuk mencapai sasaran organisasi dengan suatu cara efisien.

      Tanggung jawab dan otoritas- perhatian harus dibayarkan kepada hak untuk memberi order dan ke ketaatan seksama; suatu ketepatan keseimbangan antara tanggung jawab dan otoritas harus dicapai.

      Disiplin- ketaatan, aplikasi, energi, perilaku, dan tanda rasa hormat yang keluar seturut kebiasaan dan aturan disetujui.

      Mengebawahkan kepentingan individu dari kepentingan umum- melalui contoh peneguhan, persetujuan adil, dan pengawasan terus-menerus.

a.      PENDEKATAN STRUKTRUR DAN FUNGSI

Teori pertama yang memiliki berkaitan dengan pendekatan ini adalah teori birokrasi yang diperkenalan oleh Max Weber, seorang teoritis terkenal sepanjang zaman.  Ia mendefinisikan organisasi sebagai sistem dari suatu aktivitas tertentu yang bertujuan dan berkesinambungan.

Inti dari teori Weber mengenai birokrasi adalah konsep mengenai kekuasaan, wewenang dan leitimasi.  Menurut Weber, kekuasaan adalah kemampuan seseorang dalam setiap hubungan sosial guna mempengaruhi orang lain.  Ia juga mengemukakan adanya tiga jenis kewenangan (otoritas) yaitu:

Kewenangan tradisional terjadi ketika perintah atasan dirasakan sebagi sesuatu yang sudah pantas atau sudah benar menurut ukuran tradisi.

Kewenangan birokratik merupakan bentuk yang paling relevan dalam birokrasi, karena kekuasan diperoleh dari aturan-aturan birokrasi yang disepakati oleh seluruh anggota organisasi.

Kewenangan karismatik merupakan kekuasaan yang diperoleh karena karisma dari kepribadian seseorang.

Teori lain yang berhubungan dengan pendekatan struktur dan fungsi organisasi adalah teori sistem.  Menurut Chester Barnard, organisasi hanya dapat berlangsung melalui kerjasama antarmanusia, dan bahwa kerjasama adalah sarana di mana kemampuan individu dipadukan guna ,mencapai tujuan bersama atau tujuan yang lebih tinggi.

Sementara menurut Daniel Katzdan Robert Kahn, sebagai suatu sistem sosial organisasi memiliki keunikan di dalam kebutuhannya guna memelihara berbagai masukan untuk menjaga agar berbagai perilaku manusia di dalam organisasi tersebut tetap terkendali.  Itu artinya, sistem memiliki tujuan-tujuan bersama yang mengharuskan menomor duakan kebutuhan individu-individu.

b.      PENDEKATAN HUMAN RELATION

Pendekatan struktural dan fungsional mengenai organisasi dianggap hanya menekankan pada produktivitas dan penyelesaian tugas, sedangkan faktor manusia yang diabaikan.  Menurut Chris Agrys, praktik organisasi yang demikian dipandang tidak manusiawi, karena penyelesaian suatu pekerjaan telah mengelahkan perkebangan individu dan keadaan ini berlangsung secara berulang.  Ketika kompetensi teknis dinomorsatukan maka kompetensi antarpribadi dikurangi.  Berdasarkan pemikiran itu maka pendekatan human realtions ini muncul.

 Ada beberapa anggapan dasar dari pendekatan ini:

1)      Produktivitas ditentukan oleh norma sosial, bukan psikologis.

2)      Seluruh imbalan yang bersifat non ekonomis, sangat penting dalam memotivasi para karyawan.

3)      Karyawan biasanya memberikan suatu reaksi persoalan, mengutamakan kelompok daripada individu.

4)      Kepemimpinan memberikan peranan yang sangat penting dan mencakup aspek formal dan informal.

5)      Komunikasi merupakan proses penting dalam pengambilan keputusan.

c.      PENDEKATAN KULTUR/BUDAYA

Dikemukakan oleh Michael Paconowsky dan Nock o’DonnelTrijullo yang memandang organiasasi sebagai suatu kultur, dalam arti bahwa komunikasi organisasi merupakan pandangan hidup (way of life) bagi para anggotanya..  Menurut  Pacanowsky dan Trujillo ada lima bentuk penampilan organisasi, yaitu:

a.       Ritual yaitu merupakan bentuk penampilan yang diulang-ulang secara teratur, suatu aktuvutas yang  dianggap oleh suatu kelompok sebagai sesuatu yang sudah biasa dan rutin.  Ritual merupakan bentuk penampilan yang penting karena secara tetap akan memperbarui pemahaman kita mengenai pengalaman bersama dan memberikan legitimasi terhadap sesuatu yang kita pikirkan, rasakan dan kita lakukan.

b.      Hasrat yaitu bagaimana para karyawan dapat mengubah pekerjaan-pekerjaan rutin dan membosankan menjadi menarik dan merangsang minat.  Cara yang biasa digunakan adalah dengan penuturan pengalaman pribadi, rekan sekerja ataupun pengalaman yang diorganisasi ataupun perusahaan tempat ia bekerja.

c.       Sosialitas yaitu bentuk penampilan yang memperkuat suatu pengertian bersama mengeni kebenaran ataupun norma-norma dan penggunaan aturan-aturan dalam organisasi, seperti kata susila dan sopan santun.  Aspek lain dari sosialitas adalah ‘privacy’, yaitu penampilan sosialitas yang dikomunikasikan dengan penuh perasaan dan bersifat sangat pribadi seperti pengakuan, memberi nasihat dan penyampaian kritik.

d.      Politik organisasi yaitu merupakan bentuk penampilan yang menciptakan dan memperkuat minat terhadap kekuasaan dan pengaruh, seperti memperlihatkan kakuatan diri, kekuatan untuk mengadakan proses tawar menawar (bargaining power) dan sebagainya.

e.       Enkulturasi yaitu proses mengajarkan budaya kepada para anggota organisasi.  Contoh bentuk penampilan ini adalah ‘learning theropes’ yang terdiri dari urut-urutan penampilan ketika orang mengajarkan kepada orang lain tentang bagaimana mengerjakan sesuatu.